Snak jij inmiddels naar minder papier en wil je een oplossing opperen bij de directie of de board voor die stapels aan papieren vergaderstukken? Dan volgen hier tips voor de assistant die als ambassadeur optreedt en voor een digitale boardroom wil zorgen.
Digitale directiekamer
Jesse Thiel, Country Manager Nederland bij Diligent, heeft zes belangrijke tips onder elkaar gezet:
1. Wees betrokken
Het is niet alleen essentieel dat de voorzitter, CEO en bedrijfssecretaris zich eraan committeren digitaal te gaan vergaderen, maar ook jij als managementassistent. Het succes van een overstap naar papierloos vergaderen is geen kwestie van technologie, maar van het veranderen van gewoonten. Juist managementassistenten spelen hierbij een cruciale rol, aangezien jij verantwoordelijk bent voor het samenstellen van de vergaderboeken. Door het goede voorbeeld te geven en aan te tonen dat de oplossing goed werkt, kun je de ambassadeursrol claimen.
2. Erken het belang van training
Een factor die bepaalt of een papierloze portal aanslaat, is de kwaliteit en grondigheid van de training die aan de beheerders en gebruikers van de portal krijgen. Training voor eindgebruikers – de directieleden en de leden van de RvC of RvB – en het secretariaat moet simpel zijn. Hoewel een goed ontworpen portal de overstap eenvoudig maakt voor hen, zijn goed getrainde en direct betrokken administrators essentieel om een portal optimaal te kunnen benutten. Ook de follow-up trainingen zijn van groot belang voor het ondersteunend secretariaat.
3. Eis hoogwaardige ondersteuning
De meeste portalsystemen zijn zeer betrouwbaar, maar toch zijn er af en toe vragen, en vaak op ongelegen momenten, zoals wanneer je directeur of een directielid internetproblemen heeft tijdens het synchroniseren van documenten op het moment dat hij een taxi of een vliegtuig instapt. Voor zulke situaties is het belangrijk dat de portalleverancier 24 uur per dag, 365 dagen per jaar ondersteuning biedt met een team van live experts die altijd bereikbaar zijn.
4. Houd één standaard aan
Het merendeel van de documenten in de vergaderboeken bestaat uit papier van standaardformaat, dat je gemakkelijk kunt omzetten via een app om op een tablet te lezen. Directiestukken kunnen echter ook grotere documenten bevatten die niet zo geschikt zijn voor weergave op een tablet. De overstap naar papierloos vergaderen kan ervoor zorgen dat er onregelmatigheden sluipen in lettertype, lettergrootte, regelafstand en andere lay-out. De overstap op een boardportal is daarom een goed moment om ervoor te zorgen dat er een standaard bedrijfsstijl voor boarddocumenten is en dat iedereen deze volgt wanneer het secretariaat de vergaderstukken samenstelt.
5. Begin met hybride vergaderingen
De overstap naar een papierloze directiekamer werkt het best als de nieuwe oplossing geleidelijk wordt ingevoerd. Het is een goed idee om of vóór de vergadering de geprinte stukken uit te delen, zoals gewoonlijk, of om exemplaren in de directiekamer te hebben liggen die directieleden daar kunnen raadplegen. Denk eraan dat ze vóór die eerste papierloze vergadering ook toegang tot de papieren stukken hebben gehad. Vraag alle directeuren afzonderlijk na de vergadering of ze hun vergaderstukken nog steeds geprint willen ontvangen. Als de training goed is gegaan, zullen de meeste directieleden na die eerste papierloze vergadering daar weinig behoefte aan hebben.
6. Motivatie is krachtiger dan een bevel
Zelfs als alles goed gaat, is het niet ongewoon dat na de eerste vergaderingen één of twee directeuren hun vergaderstukken geprint willen blijven ontvangen. Voor hen is het heel gemakkelijk om hun stukken te printen. Deze kunnen ze eenvoudig zelf vanuit de portal krijgen, of jij helpt ze een handje. Naarmate de rest van de directie steeds vertrouwder raakt met de portal, zullen de fanatieke papiergebruikers merken dat het hen meer tijd kost dan hun ‘digitale collega’s’ om tussen bepaalde delen van hun vergaderboek te navigeren en hun aantekeningen en opmerkingen terug te vinden.
Door Laura Rijks
The post 6 tips voor een digitale directiekamer appeared first on Management Support.