Aan de slag met lean werken? Neem dan niet de wensen van je omgeving als uitgangspunt, maar begin met heel precies kijken waar je een waardevolle bijdrage kunt leveren. Dan doe je wat ertoe doet. Trainer Marianne Smits geeft je een handig stappenplan als leidraad.
1. Ventileer je ideeën en werf 'ambassadeurs'
Start je verbeteringstrajecten bij voorkeur niet alleen, maar betrek enthousiaste collega's erbij. Op die manier bundel je de kennis en ervaring van iedereen die deelneemt aan jouw project. En dat hoeven niet per se alleen managementassistenten te zijn. Belangrijk bij de keuze van de teamleden is dat ze zich ambassadeur moeten voelen van 'doen wat ertoe doet'. Ventileer daarom je idee zo breed mogelijk in de organisatie. Bespreek het tijdens de lunch, publiceer erover op het intranet of verspreid je idee via de interne social media. Zo kan iedereen die mee wil denken zich gelijk aanmelden als ambassadeur/teamlid.
2. Stel (eventueel) een plan van aanpak op
Er zijn organisaties die hechten aan een formele aanpak van alles wat aandacht verdient. Herken je hierin je eigen organisatie, dan is het handig om een plan van aanpak op te stellen waarin je helder en duidelijk omschrijft wat je doel is en hoe je dit denkt te realiseren. Zet op papier wat het probleem is, hoe je het gaat oplossen, wat de planning en fasering is, hoe je de financiering van het project voor elkaar wilt krijgen en wat het communicatieplan is.
3. Stel je projectteam samen
Formeer een projectteam uit de personen die zich hebben aangemeld als ambassadeur. Wie kan en wil daadwerkelijk investeren in het project door er tijd voor vrij te maken? Met hen samen start je.
4. Doe klantenonderzoek
Start met het onderzoeken wat je klanten belangrijk vinden. Je kunt immers niet klakkeloos besluiten betaalde taken of werkprocessen niet meer uit te voeren. Door onderzoek te doen naar welke diensten essentieel zijn, zorg je ervoor dat je veilig kunt bezuinigen op zaken die minder belangrijk zijn. Je kunt bijvoorbeeld interviews houden of collega's vragenlijsten laten invullen. Start pas met een onderzoek als je bereid bent met de resultaten ervan daadwerkelijk iets te gaan doen. Anders wek je verwachtingen bij je klanten die je daarna niet waarmaakt.
5. Breng de huidige taken in beeld
Maak een overzicht van alle taken die je momenteel uitvoert. Het totaaloverzicht kun je naast je functieomschrijving leggen waardoor je kunt toetsen of je overzicht volledig is.
6. Maak een verdeling naar generieke taken en specifieke taken
Door een verdeling te maken creëer je een handvat voor de volgende stap, het selecteren van taken of verspillingen die je het eerst wilt aanpakken. Een voorbeeld: het maken van interne een-op-een agenda-afspraken. In steeds meer organisaties is dit een taak die niet meer door de managementassistent wordt uitgevoerd, want een manager kan net zo eenvoudig zelf een afspraak maken met één andere persoon uit de organisatie.
7. Selecteer de taken of verspillingen die je het eerst wilt aanpakken
Je hebt nu een overzicht met 'op te lossen knelpunten'. Bespreek met je projectteam wat jullie als eerste gaan aanpakken.
8. Koppel je prioriteitenlijst terug
Je hebt nu in kaart wat ertoe doet. De juiste start is gemaakt.
Boek en training
Benieuwd naar de uitgebreide versie van dit stappenplan? Lees dan het boek van Marianne Smits Doen wat er toe doet, leaner werken op het secretariaat.
Klik hier om het boek te bestellen.
Marianne Smits geeft ook een training over lean werken op het secretariaat. Klik hier voor meer informatie over die training.
The post Gaan doen wat ertoe doet: een stappenplan appeared first on Management Support.