Om je documenten te ordenen en niet alles op één grote hoop te smijten, gebruik je op je computerschijf of in de cloud mappen. Welke je daarvoor kiest bepaal je uiteindelijk natuurlijk zelf, maar Karen Visser helpt je vast op weg en geeft je een aantal handige tips voor het managen van je mappen.
1. Een goede vuistregel is het getal tien
Maak bij het maken van je mappen een boomstructuur die niet té complex is; zolang je bestandsnamen goed gekozen zijn, brengt de zoekfunctie op je computer je een heel eind in het vinden van wat je zoekt. Een goede vuistregel is het getal tien. Dat wil zeggen tien per niveau: maximaal tien hoofdmappen, tien submappen en daar weer tien sub-submappen in. Meer dan tien mappen maakt het geheel onoverzichtelijk. Kom je daar toch op uit, kijk dan waar je mappen kunt samenvoegen.
Zorg dat een map wel een beetje 'body' heeft. Merk je dat er maar een paar documenten instaan, dan is het waarschijnlijk slim om het te combineren met een andere map, onder een iets algemenere noemer.
2. Hergebruik een structuur als je hebt gemerkt dat die goed werkt
Zo kun je bijvoorbeeld voor elke nieuwe klant of elk nieuw project een standaard setje mappen aanhouden.
3. Maak gebruik van slimme mappen of tags om mappen te vinden (alleen voor Mac-gebruikers)
Slimme mappen zijn mappen waarin je links naar documenten plaatst, die voldoen aan een aantal criteria die je zelf bedenkt. Bijvoorbeeld: alle bestanden van het type .jpg die ik deze week heb opgeslagen.
Met tags geef je bestanden op je computer een label, ook wel kenmerk genoemd. Een tag maakt zichtbaar welke kenmerken je aan een bestand wilt geven. Een document kan bijvoorbeeld zowel voor project A als project B worden gebruikt, of zowel dit jaar als vorig jaar relevant zijn.
4. Kies voor functionele naamgeving
Geef je mappen en bestanden een naam die vooral functioneel is; niet per se sprekend of waanzinnig origineel. Voor mappen én bestanden geldt dat ze automatisch worden gealfabetiseerd door je computer. Wil je dat niet? Ga voor nummering, zodat je je eigen volgorde kunt aanhouden. Gebruik liever '01' in plaats van '1' bij nummering, zodat de volgorde altijd goed blijft staan.
Bij documenten kun je er voor kiezen om te beginnen met een datumnotering. Dat is handig wanneer je veel verschillende versies van een document verwacht te maken, maar ook wanneer het belangrijk is om snel te zien wanneer het document is gemaakt. Gebruik de Amerikaanse notering: jaar-maand-dag (20161012). Doe je het andersom, dan sorteert je computer de documenten niet chronologisch.
Deze tips zijn afkomstig uit het handige boekje Final.Def.Versie3 van Karen Visser. Klik hier voor meer informatie over het boek.
Tip: Wil je meer informatie over mapmanagement en het opzetten van een duidelijk digitaal archief? Dan is onze training Digitaal archiveren misschien iets voor jou.
The post Tips voor het managen van je mappen appeared first on Management Support.