Projectondersteuning is tegenwoordig dagelijkse kost voor de gemiddelde managementassistent, zo signaleren consultant Jean Pierre Martens en trainer/coach Pieter Hoekstra. Toch is deze taak niet voor iedereen weggelegd. “Je moet assertief zijn, je durven uitspreken.” Ben jij er klaar voor?
Structuur en resultaat
Meer en meer bedrijven formeren projectteams om grip op bepaalde zaken te houden. “Het zorgt voor structuur, maakt zaken formeel en zorgt dat mensen verantwoordelijkheden krijgen en die ook nakomen”, verklaart Martens. “Werkzaamheden krijgen een kop en een staart en worden resultaatgerichter”, vult Hoekstra aan.
Projectassistent
De projectcultuur heeft gevolgen voor managementondersteuners. Zij worden volgens Hoekstra in toenemende mate ingezet als projectassistent, als rechterhand van de projectleider. “De secretaresse is de smeerolie in de communicatie tussen de mensen die samenwerken in het project. Zij heeft daarnaast het overzicht op de details, terwijl de projectleider de grote lijnen beheerst, zoals de financiën en de tijdsplanning”, aldus Hoekstra. De rol van de managementondersteuners in projecten is volgens hem ontzettend belangrijk. “Zij moeten ervoor zorgen dat een project loopt en de flow erin blijft.”
De juiste tools
Maar hoe doen ze dat goed? Volgens Martens begint het met de inzet van de juiste tools. “Stel jezelf eerst de vraag: hoe pak ik het project aan? Zorg dat je dat scherp krijgt en denk dan na over de inzet van de middelen. Projecten worden immers gekenmerkt door veel documentatie, maar wat doe je met al die documentatie? Waar laat je die? Hoe orden je die? Online? Zorg dat je de antwoorden vooraf helder hebt, je voorkomt daarmee dat het een puinhoop wordt.” Martens adviseert managementondersteuners online rond te kijken naar de middelen. “Er is veel beschikbaar, in veel gevallen gratis te gebruiken. Probeer het eerst uit op één project en loop niet in de valkuil door het direct op alle projecten te projecteren. Nee, kijk eerst of het bevalt. Daarna kun je een abonnement aanschaffen en nemen de functionaliteiten vaak toe.”
Aanzetten tot verandering
Bij de inzet van digitale tools is het essentieel om ervoor te zorgen dat iedereen ermee werkt. “En als mensen het lastig vinden, dan moeten ze erbij worden geholpen. De projectassistent moet mensen aanzetten tot verandering. Wees hiervan bewust”, vertelt Martens. Het aanzetten tot het gebruik van de juiste tools door de projectdeelnemers kunnen managementondersteuners doen door bijeenkomsten en trainingen te organiseren en een adoptieplan te implementeren.
Assertiviteit
Deze constatering van Martens maakt duidelijk dat de secretaresses over bepaalde karaktereigenschappen moeten beschikken om succesvol te kunnen zijn als project assistent of -leider. “Assertiviteit is essentieel. Je moet er iets van durven te zeggen als een projectdeelnemer niet op de juiste manier werkt. Dat geldt ook als het de directeur is. Maak hier van tevoren heel duidelijk afspraken over”, tipt Martens. Ook moet in het geval dat de secretaresse de projectassistent is de samenwerking met de projectleider niet worden onderschat. Hoekstra: “Je bent een twee-eenheid, samen trek je het project. Spreek goed af hoe jij die samenwerking ziet en hoe je samen de flow erin houdt en iedereen aanhaakt en aangehaakt houdt.” Dat betekent ook dat managementondersteuners aannames altijd moeten checken. Martens: “Ik zeg altijd maar: domme vragen bestaan niet. Check het, durf vragen te stellen aan de projectleider. Anders ontstaat er miscommunicatie. Zoiets van oh, ik dacht dat jij dit zou oppakken. Voorkom dat.”
Power Projectassistent
Meer leren over je rol als projectassistent? Schrijf je dan in voor onze training POWER Projectassistent. Tijdens deze training leren managementondersteuners alles over goede projectbegeleiding. Hoe zorg je dat het project loopt en de flow erin blijft? Je rol duidelijk is? Dat het project binnen de gestelde tijd wordt afgerond? En dat iedereen zich aan zijn afspraken houdt?
The post Ben je klaar voor je rol als projectassistent? appeared first on Management Support.