Je bent er ongeveer 70% van je tijd mee bezig: agendabeheer en managen van mail. Het is een uitdaging om dat te optimaliseren voor een secretariaat. Maar niet onmogelijk.
Er zijn verschillende manieren om samen de werkzaamheden op een secretariaat uit te voeren en te weten welk werk eraan komt. Opdrachten die in de mailbox van het secretariaat of de pool binnenkomen, kun je direct verplaatsen naar de agenda van het secretariaat. Alle afspraken die het team aangaan kun je hierin zetten. Om zowel je persoonlijke agenda als de teamagenda te kunnen zien, kun je beide aanvinken in de agendaweergave zodat beide agenda's naast elkaar worden weergegeven. Veel tips voor optimaal agendabeheer krijg je tijdens Management Support Live in de workshop Agendabeheer in Outlook 2010 en 2013 van Dick van der Boor en Inge Verweij.
Voorbeeld
Je werkt vanochtend in de mailbox van secretariaat@voorbeeld.nl. Nieuwste mail is een opdracht:
- verwerken van de vergaderstukken en
- uitwerken van notulen van de laatste vergadering.
De stukken zitten in de bijlagen bij de opdracht die vóór de volgende vergadering - over 2 weken - af moet zijn. Collega Annemarie kan dit het beste oppakken want zij was bij die vergadering aanwezig.
Sleep de mail met bijlagen en al in de agenda van secretariaat@voorbeeld.nl met de rechtermuisknop.
Je kunt kiezen voor 'Hierheen kopiëren als vergaderverzoek'. Zo komt dit bericht zowel in de agenda van het secretariaat als van Annemarie (je nodigt haar uit).
Plan deze opdracht op de dag dat zij werkt en op een tijdstip dat er geen andere afspraken staan.
Geef deze afspraak ook categorieën mee: 'Annemarie' en 'Vergadering'.
De mail van deze opdracht kun je nu verwijderen, of archiveren. Hij staat immers al in de agenda.
Deze werkwijze zorgt voor:
- overzicht van werkzaamheden in de agenda van het secretariaat
- directe planning van werk in Annemaries agenda
Als zij de opdracht liever op een ander tijdstip doet, kan ze deze eenvoudig verplaatsen door een nieuw tijdstip voor te stellen. Dan verplaatst de afspraak ook in de agenda van het secretariaat.
Is ze helemaal niet aanwezig, bijvoorbeeld wegens ziekte, dan zie je direct in haar agenda (en die van het secretariaat) welke werkzaamheden blijven liggen.
Bron: Wérken in plaats van e-mailen
Lees ook
Outlook-agenda; verschillende dagen naast elkaar
Outlook 2010: snelle stappen
Outlook: hyperlinks in plaats van bijlagen
Verdieping
Alles onder controle! 9 gouden tips voor agendabeheer [Vakbase]
Outlook: van mail naar taak [Vakbase]
Agendabeheer in Outlook 2010 en 2013 [workshop]
Powersecretaresse Digitaal [training]
The post Samenwerken in Outlook agenda appeared first on Management Support.
