'Creatieve mensen hebben geen rommel, ze hebben overal ideeën liggen.' Je kent deze uitspraak vast wel. Toch heeft de manier waarop onze werkplek is ingericht invloed op onze effectiviteit en efficiency. Richt je werkplek zo lean mogelijk in met de 5S-methode.
Organiseer je werkplek zo dat je alles binnen 30 seconden kunt vinden en weer terugleggen. De 5S-methode helpt je om dit te bereiken. Dit is de methode:
- Sorteren
- Schikken
- Schoonhouden
- Standaardiseren
- Stabiliseren
Sorteren
Je start met sorteren. Bekijk alles wat zich op je bureau bevindt. Alles wat niet nodig is voor het uitvoeren van je werk, hoort niet op de werkplek. Als je iets niet gebruikt, is het overbodig. Denk bijvoorbeeld aan de perforator. Omdat je inmiddels veel digitaal werkt hoef je niet meer frequent gaatjes te maken in papier.
Na de eerste selectie sorteer je de overgebleven zaken. Alles krijgt een vaste plek, zodat je bijna blind alles kunt pakken als je het nodig hebt én weer precies op dezelfde plaats kunt terugleggen. Hou ook hier de 30 seconden in gedachten. Dit in verband met eventuele looptijden, zoals naar een kast waarin je hulpmiddelen hebt liggen.
Schikken
Berg alles zo op dat de benodigde zaken makkelijk te pakken en op te bergen zijn. Denk maar eens aan de inrichting van je keukenkastjes. Daarin staan de borden, kopjes en pannen die je het vaakst gebruikt ook op de makkelijkst bereikbare plek.
Schoonhouden en schoonmaken
Door je werkplek schoon te houden, start je telkens op een prettige en frisse manier met je werk. Dat is niet alleen prettig voor jezelf, maar ook voor de collega die op de plek wil gaan zitten waar jij net gewerkt hebt. Bovendien ziet het kantoor er dan netjes uit en dat is belangrijk als er klanten op bezoek komen.
Standaardiseren
Dit betekent dat je met elkaar afspraken maakt hoe een bepaalde werkplek ingericht is en dat je er samen voor zorgt dat dit zo blijft.
Stabiliseren
Dit is niet alleen het stimuleren om de vernieuwde situatie in stand te houden, maar ook om volgens de denkwijze van 5S te blijven werken. Visualiseer en rapporteer de doorgevoerde verbeteringen op de werkplek. Zo wordt voor iedereen duidelijk wat er met deze methode bereikt is of te bereiken valt. Stabiliseer vervolgens door regelmatig een 5S-audit uit te voeren.
Lean werken op het secretariaat
Bovenstaande tips komen uit het boek van Marianne Smits Doen wat er toe doet, leaner werken op het secretariaat. Klik hier om het boek te bestellen.
Marianne Smits geeft ook een training over lean werken op het secretariaat. Klik hier voor meer informatie over die training.
The post Hoe lean is jouw werkplek? appeared first on Management Support.